Expediente electrónico con firma digital: el caso San Luis

 

Objetivo Despapelización: una tarea ardua y compleja.

La actividad forense es, tal vez, una de las más esquematizadas, formales y afectas a las tradiciones, entre las actividades derivadas de profesiones liberales; eso nos hace menos permeables a los cambios. Pero es también la que tiene un mandato irrenunciable de acompañamiento con la sociedad, so pena de un divorcio que le costaría a la Justicia el alto precio de la incomprensión de los ciudadanos. Hoy la sociedad reclama a gritos mayor transparencia en la actividad de los poderes públicos y el Judicial no queda exento. Conscientes de esa responsabilidad, en los órganos que dirigen los destinos de los poderes judiciales de Argentina se ha tomado la decisión de avanzar en el proceso de informatización, para que la herramienta tecnológica ayude a lograr la publicidad de sus actos y la aceleración de los trámites procesales.

El objetivo final de un expediente totalmente digitalizado y accesible desde Internet (obviamente con diferentes niveles de consulta), como así la posibilidad de encarar reportes estadísticos de mayor complejidad, es un horizonte que resultará lejano, o no, según la capacidad económica de cada Poder Judicial. Algunos han recurrido al crédito internacional para equiparse, otros –como es el caso de la Provincia de San Luis- han tratado, con mucho esfuerzo, de andar el camino sin endeudamiento.

Otro de los factores, además del económico, que operan contra el avance hacia ese horizonte, es la resistencia al cambio de los operadores del sistema, tanto de los agentes judiciales como de los abogados. En este punto, es muy importante remarcar que la informatización de la actividad judicial no está pensada para espiar a los jueces, sino para apoyar su labor cotidiana, evitando el dispendio innecesario de recursos humanos en realizar tareas que son automatizables; pretende además, que los abogados y sus clientes conozcan la evolución de sus expedientes con mayor facilidad, como así también que los letrados puedan ingresar sus escritos en forma remota y segura, descongestionando los mostradores y ahorrando los costos y la pérdida de tiempo que insumen las recorridas habituales por tribunales. Sirve, finalmente, para que los responsables del gobierno judicial, es decir los miembros de Cortes y Superiores Tribunales, cuenten con reportes de gestión que ayuden a tomar decisiones informadas, y definir políticas adecuadas a los tiempos y a sus necesidades. A eso deberíamos agregar el gigantesco ahorro que implicarán para el Estado la despapelización y la aceleración de los trámites.

La tarea en marcha, entonces, es fundacional y ardua: concientizar, capacitar, minimizar los variados argumentos a que se recurre desde cada posición de intereses particulares para detener el avance hacia un cambio inexorable. Demostrar, en fin,  que el acoso tecnológico ha venido en son de paz y que sumarse al progreso no es claudicar, sino crecer. “(Revista Judicial, Año VI, Nº 16, San Luis, marzo de 2006, “El Acoso Tecnológico y los Beneficios de la Claudicación”, de mi autoría).-

La Realidad Actual del Poder Judicial de San Luis:

Plataforma Tecnológica Disponible:

Desde el año 2008 el Poder Judicial de la Provincia de San Luis está implementado un Sistema de Gestión Informático de Administración de Justicia (GIAJ-TRAMIX) en la totalidad de las dependencias judiciales, esto es en todos los fueros, instancias y circunscripciones territoriales. Esa herramienta se adquirió mediante una Licitación Pública, convocada por la Universidad de La Punta (entidad autárquica que lleva adelante las políticas de desarrollo tecnológico en la provincia), con fondos aportados por el Gobierno provincial en el marco de un Convenio de Cooperación, lo que implicó para el poder judicial lograrlo sin endeudamiento.

Una administración provincial con fuerte impronta en los avances tecnológicos que, hace tiempo ya, está ejecutando un plan de Gobierno Electrónico programado para veinte años; acompañada por una actividad legislativa acorde a las exigencias de ese cambio, han dado el marco necesario sin el cual toda política judicial orientada a las TICs corre riesgo de fracasar.

El primer paso significativo hacia el Gobierno Electrónico fue la construcción en el año 2001 de un anillo informático que enlaza con fibra óptica y radio enlace –según la característica de la geografía- a todas las localidades con más de veinte habitantes, a esa plataforma de servicios públicos electrónicos se ha sumado una amplia red de antenas wifi, que permiten acceso gratuito a Internet en casi todas las localidades de la provincia. Confluye ese anillo en un Data Center que administra los servicios y guarda la información de todo el espectro público provincial, en el cual se ha construido una Sala Cofre de PKI, que reúne los más altos estándares internacionales, para garantizar los procesos de Firma Digital.

Esa infraestructura tecnológica está disponible para poder pensar y ejecutar las más ambiciosas políticas de Justicia Electrónica, constituyéndose en una ventaja de altísimo valor en comparación con otras jurisdicciones del país. Cabe destacar que la AUI (Autopista de la Información), como ha dado en llamarse esta plataforma tecnológica, no sólo le permite a la justicia puntana estar integrada en sí misma, sino que también la enlaza con todo el resto del espectro público provincial, lo que abre las puertas para que la comunicación con los Registros Públicos, Policía, Penitenciaría, Rentas, y todos los organismos con los que interactúa habitualmente, se concrete a través de una Intranet Provincial, sin necesidad de recurrir a Internet.

Marco Legislativo del Cambio en Marcha: 

Desde el Poder Legislativo, el marco normativo indispensable para acompañar el cambio de paradigma en el proceso judicial, se conforma con la sanción, en primer lugar, de la Ley Provincial V-0591-2007 de adhesión a la Ley Nacional 25506 de Firma Digital y su Decreto Reglamentario N° 428-MP-2008. Con esa legislación se crea la infraestructura de Firma Digital de la provincia, respetando los lineamientos de la ley nacional y organizando localmente los procesos de generación de certificados de firma digital, por entender que dicha facultad instrumental no ha sido delegada constitucionalmente.

En ese marco, el Superior Tribunal de Justicia se constituyó en Autoridad de Registro de Firma Digital de todos sus agentes internos, de los integrantes del Jurado de Enjuiciamiento de Magistrados y los del Consejo de la Magistratura; también de las autoridades de la Justicia Electoral provincial y de los Peritos inscriptos.

Contando con la herramienta imprescindible para que el expediente judicial electrónico pueda tener plena validez jurídica, cual es la Firma Digital; se avanza en la reforma procesal con el dictado de cuatro normas fundamentales: las Leyes Provinciales Nº VI-688-2009, VI-689-2009, VI-0711-2010 y V-699-2009.

La primera de ellas incorpora al Código Procesal Civil y Comercial, el artículo 135 BIS y dispone que “las notificaciones … que deban practicarse en el domicilio legal, podrán ser realizadas por medios electrónicos o informáticos a través de documentos firmados digitalmente conforme lo determine y reglamente el Superior Tribunal de Justicia … Se dejará constancia impresa en el expediente del ejemplar enviado, agregándose además el correspondiente reporte técnico…”. Esta ley modifica también el artículo 40 del código de rito, agregando como carga procesal “la obligación de constituir un domicilio electrónico” junto al domicilio legal.  Similar prescripción se incorporó en el artículo 39 del Código  Procesal Laboral sancionado por Ley VI-0711-2010.

La segunda de esas cuatro leyes hace lo propio con el Código Procesal Criminal, incorporando el artículo 42 BIS, el cual dispone que las notificaciones por cédula “que deban practicarse en el domicilio legal o en el Servicio Penitenciario Provincial o a los alojados en este último, podrán ser realizadas por medios electrónicos o informáticos, una vez constituidos los mismos, a través de documentos firmados digitalmente conforme lo determine y reglamente el Superior Tribunal de Justicia de la provincia de San Luis … cada alojado en las unidades del Servicio Penitenciario Provincial tendrá asignada una dirección virtual electrónica que permita revisar diariamente dichas notificaciones, de lo que se dejará debida constancia en un libro, foliado y rubricado por el Superior Tribunal de Justicia”.

La cuarta de las normas mencionadas tiene calidad de Ley Marco que legitima todo el proceso de informatización, al reconocer plena validez jurídica al expediente digital o electrónico. El proyecto que le dio origen fue presentado por el Superior Tribunal de Justicia en el año 2009, tomando como antecedente legislativo la Ley Uruguaya N° 18.237 del año 2007, que después fue inspiradora para una norma similar en la provincia de Tucumán y para el proyecto de ley de expediente electrónico que se aprobó recientemente en el Congreso de la Nación como Ley N° 26.685 (Dec. Reg. 919/2011- Promulgación 30-06-2011).

En la Exposición de Motivos con que se presentó el proyecto al Poder Ejecutivo y a la Legislatura de San Luis se expresó, entre otras cosas: “Entendemos que el respaldo legal del expediente judicial electrónico requiere de un modelo de regulación ágil; en primer lugar porque es un tema que presenta aristas particulares de difícil análisis en abstracto, debido a la complejidad propia del trámite procesal, sumada a la experiencia diaria de las innumerables situaciones particulares que se presentan en los tribunales; en segundo lugar, porque se relaciona estrechamente con el avance tecnológico, cuya dinámica hace desaconsejable la redacción de normas que abunden en detalles y previsiones que puedan caer en desuso en escaso tiempo.”

El breve texto legal, afirma en su único artículo de fondo: “Autorízase el uso de expediente electrónico, de documento electrónico, de comunicaciones electrónicas, de firma digital y de domicilio electrónico constituido; en todos los procesos judiciales y administrativos que se tramitan ante el Poder Judicial, con idéntica validez jurídica y valor probatorio que sus equivalentes convencionales. Facúltase al Superior Tribunal de Justicia de la provincia de San Luis para reglamentar su uso y disponer su gradual implantación mediante Acordadas; debiendo las mismas publicarse en el Boletín Oficial y Judicial de la Provincia y difundirse mediante su incorporación al sitio Web del Poder Judicial, con suficiente antelación a la fecha de entrada en vigencia que en cada caso se establezca.-"

Este plexo normativo, que deberá enriquecerse a resultas de las necesidades que vayan surgiendo en el trámite judicial, tanto mediante Acordadas (cuando la vía requerida sea de carácter reglamentario), como por nuevas leyes (cuando la legislación vigente exija correcciones para agiornarse), son el resultado de un proceso de cambio que –al formalizarse en esos términos- da el respaldo imprescindible para que la justicia pueda avanzar hacia la despapelización legítimamente.

Domicilio Electrónico y Notificación Electrónica Firmada Digitalmente:

A resultas de esa facultad reglamentaria expresa que le han dado las leyes precitadas, el Superior Tribunal dispuso (Acordada N° 121/2011 y modificatorias) la notificación por Secretaría de todos los proveídos que deban notificarse al domicilio legal, sin importar los fueros o instancias, mediante la confección de cédulas electrónicas firmadas digitalmente; la obligación de los abogados y demás auxiliares de la justicia de obtener, en un plazo perentorio, su dirección de correo electrónico ante la Secretaría de Informática Judicial y constituirlo en los expedientes en que intervengan y la instrumentación del sistema de notificación de los internos del Servicio Penitenciario. Éstos cuentan, además, con un servicio de videoconferencia que les permite entrevistarse con los jueces sin necesidad de ser trasladados a tribunales, lo que otorga mayor inmediatez en el ejercicio de sus derechos y ahorra riesgos de inseguridad que se corren con la visita de los internos penitenciarios a tribunales.

El proceso de Notificación Electrónica, en el caso de San Luis, tiene algunas particularidades que lo distinguen de los experimentados en otras provincias argentinas. La funcionalidad se implementó con la generación de la cédula desde el expediente electrónico, a partir del proveído que la ordena, en forma automática y eligiendo la opción correspondiente, es firmada digitalmente por el Secretario y el proceso culmina con el envío del archivo (cédula electrónica) a una bandeja de salida de la casilla de correo de la dependencia notificante y, desde allí, al domicilio electrónico constituido por el letrado. Este último será también una casilla de correo que el Poder Judicial le ha creado en servidores propios; por lo que todo el circuito se completa con mayor seguridad y en mínimo tiempo.

Además, en el estricto aspecto jurídico, el desplazamiento del principio dispositivo que contiene el art. 137 del Código Procesal Civil y Comercial, poniendo en cabeza de los Secretarios la notificación por cédula, se ha fundado en razones de interés público, atendiendo a la necesidad de aceleración de los procesos que este sistema implica y, pese a la oposición esgrimida por los Colegios de Abogados e incluso por algunos agentes judiciales, se sostuvo el criterio en una clara demostración de la importancia que se asigna desde la conducción judicial al cambio de paradigmas. 

Expediente Electrónico. Hacia la Despapelización

En líneas generales, podemos destacar que el expediente electrónico en uso en San Luis cuenta con una Mesa General Única de Entradas para todos los fueros, excluido el fuero penal (en el que la distribución de causas se relaciona con la fecha de ingreso). Este organismo carga los juicios nuevos en el sistema informático, los sortea y los envía electrónicamente al Juzgado que resulta sorteado, de manera que al llegar el Abogado con su demanda al lugar asignado, en el sistema ya están registrados los datos básicos del nuevo expediente. El esquema se complementa con la Mesa General de Entradas de Cámara, que distribuye los expedientes que se elevan por primera vez a la alzada, los cuales son recibidos electrónicamente para continuar su tramitación y, finalizada la instancia recursiva, devueltos al juzgado de origen con los cambios registrados.

El sistema informático cuenta con la funcionalidad de Firma Digital, de manera que todas las actuaciones emanadas de los distintos organismos judiciales son firmadas por los magistrados y funcionarios con esta herramienta tecnológica que garantiza su autoría e inviolabilidad.

El sistema informático puntano permite también el acceso a las causas vía Web con la posibilidad para los profesionales de ingresar a sus expedientes y efectuar el control de las actuaciones, bajar los archivos a sus propias computadoras y también incorporar escritos firmados digitalmente en forma remota, es decir a través de Internet, todo mediante el uso de cualquier dispositivo que permita esta navegación (vgr.: PC, celular, palm, etc.). Esta última funcionalidad (ingreso de escritos) comenzará a utilizarse efectivamente una vez que los Colegios de Abogados concluyan los trámites de constitución como Autoridad de Registro de sus colegiados y éstos obtengan sus certificados de Firma Digital.

Por otra parte, la integración del espectro público provincial en la Intranet de AUI, posibilita la interacción del Poder Judicial con el resto de los organismos que conforman el mismo, a través de comunicaciones electrónicas firmadas digitalmente.

El Cambio es Tarea de Todos.

Es indispensable entender que el camino hacia la despapelización del trámite judicial es una tarea de todos, no es de una oficina, ni de un sector, ni siquiera del poder judicial en su conjunto solamente; es de todos los actores de la actividad forense, internos y externos, de todos los que nos quejamos de la burocracia y la lentitud, del desinterés y la ineficiencia, de los vicios y los contratiempos, de los múltiples inconvenientes en el día a día de los procesos judiciales. Una importante cuota de esos problemas se puede mejorar sensiblemente con un buen sistema informático, pero el cambio depende –como no podría ser de otra manera- de sus actores.

El desafío es enorme y es un lento proceso sin final, plagado de dificultades propias de la adaptación al cambio y del perfeccionamiento de todas las herramientas tecnológicas que se vayan implementando, como así también del marco jurídico que las sustente.

La tecnología no es la solución de todos los males y no reemplaza a la elaboración propia del pensamiento humano, pero también sabemos que nos brinda una ayuda irremplazable para transparentar acciones y reducir tiempos procesales, acceder a un número impensable de información al instante y ejecutar los procesos repetitivos de manera automática.

Por eso vale la pena animarse a una nueva manera de organizar el día a día con el auxilio de la tecnología, para que se pueda dedicar más tiempo a pensar en la elaboración de la estrella principal de toda esta historia, que no es otra que la Sentencia que pone final al conflicto social.


Ana María Boiero
Secretaria de Informatica Judicial
Superior Tribunal de Justicia de la Provincia de San Luis

 
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